Office & Management Assistant (m/w/d) – Teilzeit

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch dann den überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen, und sorgst mit deiner freundlichen Art dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste gut aufgehoben fühlen?

Für unseren Kunden, einen international führenden Technologiekonzern und renommierten Arbeitgeber der deutschen Industrie, suchen wir am Standort Erlangen eine zuverlässige und serviceorientierte Unterstützung für das lokale Management und Office.

Die Position ist in Teilzeit mit ca. 20 Stunden pro Woche vorgesehen. Du arbeitest montags bis freitags für etwa vier Stunden täglich vor Ort und übernimmst alle Themen, bei denen es auf eine verlässliche Ansprechperson am Standort ankommt.

• Du bist die zentrale Ansprechperson vor Ort:
• Du unterstützt das lokale Management bei organisatorischen und administrativen Themen und sorgst gemeinsam mit der remote arbeitenden Assistenz für einen reibungslosen Büroalltag.
• Du empfängst Gäste und Mitarbeitende:
• Als freundliche Ansprechperson vor Ort begrüßt du Besucher, unterstützt Mitarbeitende bei ihren Anliegen und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck.
• Du hältst dem Management den Rücken frei:
• Du übernimmst klassische Backoffice-Tätigkeiten und erstellst bzw. bearbeitest Präsentationen, Word-Dokumente, Excel-Dateien und weitere administrative Unterlagen.
• Du organisierst Meetings und Veranstaltungen:
• Ob Teammeeting, Veranstaltung, Feier oder Catering – du kümmerst dich um die Organisation, koordinierst die notwendigen Schritte und stellst sicher, dass alles vorbereitet ist.
• Du sorgst dafür, dass im Office alles läuft:
• Du betreust die Besprechungsräume, verwaltest Büromaterialien und koordinierst Lieferungen. Bei Wartungs- oder Instandhaltungsthemen stimmst du dich mit externen Dienstleistern und Lieferanten ab.
• Du behältst offene Themen im Blick:
• Du verfolgst Aufgaben und Anfragen zuverlässig nach und achtest darauf, dass vereinbarte Termine eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützt du bei ausgewählten Freigaben von IT-Anwendungen als autorisierte Vertretung.
• Du unterstützt bei lokalen Sicherheits- und Gesundheitsthemen:
• Nach entsprechender Einarbeitung unterstützt du bei organisatorischen Themen rund um EHS (Umwelt, Gesundheit und Arbeitssicherheit) sowie Erste Hilfe. Die dafür notwendigen E-Learnings und Schulungen werden dir zur Verfügung gestellt.

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie relevante praktische Berufserfahrung
• Idealerweise mehr als drei Jahre Berufserfahrung, beispielsweise im Office Management, Assistenzbereich, Empfang, Guest Service, Hotelbereich oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Tätigkeit
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren
• Ein freundliches, höfliches und professionelles Auftreten
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft PowerPoint, Word und Excel
• Eine selbstständige, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und konsequent nachzuverfolgen
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen
• Bereitschaft, dich in Themen wie EHS, Erste Hilfe und Arbeitssicherheit einzuarbeiten und entsprechende Schulungen zu absolvieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – beide Sprachen sind für diese Position erforderlich