Assistentin (m/w/d) Officemanagement / Büromanagement Teilzeit Erlangen

Unser Kunde ist ein international tätiges Technologieunternehmen, das innovative Lösungen und Dienstleistungen in den Bereichen Industrie, Infrastruktur und Mobilität anbietet. Am Standort Erlangen werden Kunden und Partner umfassend in den Themen Vertrieb, Service, technische Dienstleistungen und digitale Transformation betreut.

Du suchst eine vielseitige Teilzeitposition mit 20 Stunden/Woche im Office-Management, in der du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und dein Gespür für reibungslose Abläufe einbringen kannst? Dann erwartet dich an einem modernen Standort in Erlangen ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum. In einem innovativen Umfeld unterstützt du bei administrativen und organisatorischen Prozessen, koordinierst Termine, Meetings und Reisen und trägst dazu bei, dass Zusammenarbeit, Informationsfluss und interne Abläufe effizient funktionieren.

Wenn du gerne strukturiert arbeitest, den überblick behältst und dich in einem professionellen, zukunftsorientierten Umfeld wohlfühlst, bietet dir diese Position die ideale Möglichkeit, deine Erfahrung im Office-Management gezielt einzubringen.

• Durchführung verschiedener täglicher Routineaufgaben wie z. B. Kalender- und Terminmanagement
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Management-Terminen
• Protokollführung bei Meetings
• Planung und Durchführung von Workshops (inkl. Raum- und Locationbuchungen, Cateringkoordination sowie Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmaterialien)
• Reiseplanung und Reisekoordination sowie die Abstimmung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Abwicklung von Bestellungen sowie Bedienung interner Bestell- und Servicetools für Dienstleistungen, Hardware und projektbezogene Anforderungen
• Koordination von Abstimmungen mit internen und externen Stakeholdern
• überwachung des Informationsflusses
• Pflege der Papierablage und des elektronischen Archivs, Erstellung von Präsentationen und Berichten
• Anfertigung statistischer übersichten sowie das Erstellung von Anweisungen und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Einführung und Integration neuer Bürotechnik und Bürosysteme
• Tätigkeit als Gleitzeitbeauftragte/r für PT

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation)
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Erfahrung im Kalender- und Terminmanagement
• Kenntnisse in der Organisation und Koordination von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen
• Erfahrung mit internen Bestell- und Servicetools (SAP oder vergleichbare Systeme von Vorteil)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift