Personaldienstleistungskauffrau / Recruiting Administration & Bewerbermanagement (m/w/d)

Wir suchen für unseren Kunden aus dem Bereich sicherheitskritischer mechatronischer Lösungen einen Mitarbeiter (m/w/d) für die Recruiting Administration und das Bewerbermanagement am Standort Wedel.

In dieser Position übernimmst du eine zentrale Rolle im Recruiting-Prozess und sorgst mit deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise dafür, dass Bewerber:innen vom ersten Kontakt bis zur Einstellung bestmöglich betreut werden. Du arbeitest eng mit Fachbereichen und Führungskräften zusammen und trägst so aktiv zur Stellenbesetzung bei.

Freu dich auf eine unbefristete Festanstellung mit 35 Stunden/Woche, flexiblen Arbeitszeiten mit Freizeitausgleich sowie die Möglichkeit, nach der Einarbeitung anteilig im Homeoffice zu arbeiten. Ergänzt wird das Ganze durch attraktive Zusatzleistungen wie die hauseigene Kantine, einen Zuschuss zum Deutschlandticket und Sonderkonditionen über Benefits.me.

Recruiting Administration, Bewerbermanagement sowie Prozesssteuerung

• Administrative Begleitung des Recruiting-Prozesses vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung
• Pflege und Aktualisierung von Bewerber-, Stellen- und Prozessdaten im Bewerbermanagementsystem
• Prüfung, Aufbereitung und Vervollständigung von Bewerbungsunterlagen
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität sowie einer strukturierten Prozessdokumentation
• Datenschutzkonforme Verarbeitung und Dokumentation von Bewerberdaten
• Koordination von Interviewterminen und Abstimmung mit Bewerber:innen, Fachbereichen und Führungskräften
• Nachverfolgung von Rückmeldungen, Fristen und offenen Prozessschritten
• Unterstützung bei der Steuerung des Bewerberflusses über den gesamten Recruiting-Funnel hinweg

Kandidatenkommunikation & Talent Pipeline

• Zentrale Ansprechperson für Bewerber während des gesamten Auswahlprozesses
• Gewährleistung einer positiven Candidate Experience durch professionelle, wertschätzende und zeitnahe Kommunikation
• Einholung fehlender Unterlagen und professionelle Bearbeitung von Rückfragen
• Pflege bestehender Talent Pools und Unterstützung beim Aufbau nachhaltiger Kandidatenpipelines
• Erstellung und Aufbereitung von Kandidatenprofilen und Entscheidungsvorlagen für die Fachbereiche

Qualität, Reporting und Prozessoptimierung

• Mitarbeit bei der Optimierung von Recruiting-Prozessen, Standards und Vorlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Recruiting-Reportings und der Pflege relevanter Kennzahlen
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Candidate Experience und des Bewerbermanagements
• Identifikation von Prozessabweichungen und Einbringung konkreter Verbesserungsvorschläge

Perspektive

• Nach einer strukturierten Einarbeitung schrittweise übernahme eigener Recruiting-Aufgaben, z. B. Durchführung erster Telefoninterviews
• Bewerber-Screenings
• Eigenständige Betreuung ausgewählter Vakanzen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, Personalwesen oder der Verwaltung, alternativ als Personaldienstleistungskaufmann/-frau, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst 2–3 Jahre Berufserfahrung im technischen Recruiting, Bewerbermanagement oder in einer koordinierenden Funktion in einem ähnlichen beruflichen Umfeld mit.
• Du hast bereits Erfahrung im High Volume Recruiting gesammelt und weißt, wie man hohe Bewerberzahlen bewältigt und dabei die Einstellungsqualität sicherstellt.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick aus.
• Du überzeugst durch eine hohe Service- und Kommunikationsorientierung im Umgang mit Bewerber:innen, Fachbereichen und Führungskräften.
• Verlässlichkeit, Diskretion und Freude an der effizienten Steuerung personalbezogener Prozesse zeichnen dich aus.
• Du gehst sicher mit MS Office um, insbesondere Outlook und Excel; Erfahrungen mit Bewerbermanagementsystemen sind von Vorteil.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du interessierst dich für moderne Recruiting-Prozesse und bist motiviert, dich perspektivisch in Richtung Interviewführung und eigenständiges Recruiting weiterzuentwickeln.