Office & Management Assistant (m/w/d) – Teilzeit - Erlangen

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch dann den überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen, und sorgst mit deiner freundlichen Art dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste gut aufgehoben fühlen?

Für unseren Kunden, einen international führenden Technologiekonzern und renommierten Arbeitgeber der deutschen Industrie, suchen wir am Standort Erlangen eine zuverlässige und serviceorientierte Unterstützung für das lokale Management und Office.

Die Position ist in Teilzeit mit ca. 20 Stunden pro Woche vorgesehen. Du arbeitest montags bis freitags für etwa vier Stunden täglich vor Ort und übernimmst alle Themen, bei denen es auf eine verlässliche Ansprechperson am Standort ankommt.

• Teilzeit: ca. 4 Stunden täglich
• Montag bis Freitag
• Tätigkeit vollständig vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Management und der Assistenz

• Unterstützung des Managements bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Ansprechpartner für Mitarbeitende vor Ort
• Enge Zusammenarbeit mit der remote tätigen Assistenz bzw. dem Sekretariat
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen, Word-Dokumenten und Excel-Dateien
• Organisation von Meetings, Teamveranstaltungen, Catering und Besprechungsräumen
• Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination von Lieferungen und externen Dienstleistern
• Nachverfolgung von Wartungen, offenen Aufgaben und Terminen
• Unterstützung bei lokalen Themen rund um Arbeitssicherheit, EHS und Erste Hilfe
• Vertraulicher Umgang mit internen und sensiblen Informationen

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie relevante praktische Berufserfahrung
• Idealerweise mehr als drei Jahre Berufserfahrung, beispielsweise im Office Management, Assistenzbereich, Empfang, Guest Service, Hotelbereich oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Tätigkeit
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren
• Ein freundliches, höfliches und professionelles Auftreten
• Eine ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft PowerPoint, Word und Excel
• Eine selbstständige, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und konsequent nachzuverfolgen
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen
• Bereitschaft, dich in Themen wie EHS, Erste Hilfe und Arbeitssicherheit einzuarbeiten und entsprechende Schulungen zu absolvieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift – beide Sprachen sind für diese Position erforderlich